Asegurar cobertura en mercados de alto volumen sigue siendo importante, pero el verdadero impacto proviene de ir más allá de lo básico. Jennifer Nicholas, directora sénior de Gestión de Gasto Hotelero en nuestra consultora Advito, comparte su visión sobre los aspectos clave a considerar en esta temporada de negociaciones.
¿Por qué las empresas no deberían enfocarse solo en obtener la tarifa más baja?
Jennifer Nicholas: Porque la tarifa más baja no siempre representa el mejor valor. Si solo se mide el éxito por precio o volumen, se pierden oportunidades para influir en el comportamiento del viajero y en la adopción del programa. Una estrategia sólida equilibra el ahorro con una buena experiencia para el viajero. Eso es lo que genera resultados sostenibles para el negocio.
¿Cómo puede la data potenciar un programa hotelero?
Jennifer: La data es el punto de partida. Muestra dónde reservan los viajeros, qué prefieren y cómo varían los mercados. Con esa información, se puede negociar en las ciudades correctas, ajustar según temporadas altas e incluso identificar oportunidades para cambiar participación de mercado. Sin los datos adecuados, se actúa a ciegas. Con ellos, se diseña un programa alineado con la realidad—y los viajeros lo notan cuando se adapta a sus necesidades.
¿Qué deberían tener en cuenta las empresas durante las negociaciones?
Jennifer: Prioricen lo que realmente aporta valor a sus viajeros. No negocien beneficios solo por imagen. Por ejemplo, si la mayoría de sus viajeros en EE. UU. no utiliza el desayuno del hotel o el estacionamiento, quizás convenga más asegurar una tarifa más baja sin esos extras. Y recuerden: firmar el contrato no es el final del proceso. Hay que monitorear el desempeño todo el año. Los hoteles ajustan sus estrategias constantemente, y el programa debe evolucionar con ellos.
¿Por qué es tan importante la precisión del contenido?
Jennifer: Porque incluso los mejores acuerdos no sirven si no aparecen correctamente en la herramienta de reservas. La precisión del contenido es esencial: los viajeros deben poder encontrar las tarifas y beneficios negociados, y confiar en lo que ven. Una visibilidad clara impulsa el cumplimiento de políticas, mejora la calidad de los datos y favorece la adopción del programa, lo que se traduce en mayor valor en futuras negociaciones.
¿Cómo puede una política de viajes respaldar las negociaciones con hoteles?
Jennifer: Una política bien diseñada no solo impone reglas. Al guiar a los empleados hacia hoteles preferidos y canales de reserva aprobados, ayuda a consolidar el gasto, fortalecer el cumplimiento y mejorar la posición negociadora. Pero debe ser práctica y clara. Los viajeros necesitan entender el porqué, y se debe dejar margen para excepciones reales, como una ciudad sin disponibilidad. Las políticas deben tratarse como documentos vivos, revisarlas y actualizarlas con frecuencia para que sigan apoyando la estrategia y las necesidades del equipo.
Una vez finalizadas las negociaciones, ¿en qué deberían enfocarse las empresas?
Jennifer: Las negociaciones son solo el inicio. El panorama de viajes cambia constantemente—lo que funcionaba hace unos meses puede ya no ser eficaz. Hay que seguir optimizando. Monitoreen el mercado, consulten a los viajeros y ajusten cuando sea necesario. No subestimen la experiencia del viajero: si reservar un hotel preferido es fácil, los beneficios negociados se valoran y hay apoyo durante el viaje, el cumplimiento llegará de forma natural. Es ahí cuando se logra tanto ahorro como satisfacción.
¿Cuál es la clave para construir un programa hotelero duradero?
Jennifer: Una estrategia hotelera inteligente es un proceso continuo basado en datos. Comienza entendiendo la huella de viaje de la empresa y culmina con la adopción del programa. Las organizaciones que tratan las negociaciones con hoteles como una estrategia en evolución—y no como un ejercicio puntual—logran mejores presupuestos, acuerdos más sólidos con proveedores y viajeros más satisfechos.
Eso es precisamente lo que ofrecemos en Advito Hotel Solutions: ayudar a las empresas a identificar los mercados adecuados, analizar resultados, negociar con enfoque y diseñar programas que generen ahorro real y una experiencia superior para el viajero.
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